为进一步加强和规范基建档案管理，适应学校档案管理工作的需要，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实性、安全性。根据《建设工程文件归档整理规范》等有关文件精神，特制定本办法。
一、职责与分工
（一）项目管理科负责基建档案和一般档案的归档工作。
（二）后勤管理处专职档案员，负责各种档案的收集、整理、保管本单位形成的具有保存价值的各种文件资料及上级部门下发的有关文件。按照学校档案馆的要求将应上交的档案材料及时上交学校档案馆。
（三）项目管理科全体人员根据自己工作范围，协助档案员做好档案的收集和整理工作。
二、基建档案的管理
（一）基建档案是反映学校基本建设工作的真实历史记录，是学校档案的重要组成部分，基建档案必须完整、准确、系统、规范地反映工程建设的情况。
（二）工程竣工前项目管理科向施工单位提出基建档案（竣工图、内业资料等）的具体要求，施工单位要将档案材料装订成册，一式两份，一份上交学校档案馆，一份留后勤管理处档案室备查，竣工验收十日内送交项目管理科。
（三）工程竣工档案属永久保存档案，图纸和文字材料要求齐全、整洁，必须是原始材料，复印件无效。工程竣工档案主要包括：（1）工程前期文件材料；（2）各种招投标文件；（3）各种施工合同，分包合同，材料设备购进合同；（4）工程施工技术文件；（5）工程竣工验收文件；（6）工程竣工图；（7）工程照片；（8）电子版资料。所有工程竣工档案均由专职档案员负责整理、装订、归档。
（四）工程前期文件资料管理
1.工程前期文件资料即前期报建手续，是建设项目开工建设的法律依据，因此，工程前期文件资料的归档必须及时、齐全、完好。
2.经有关部门批准后取得的工程前期文件资料，其原件应交给档案员存档。如果办理其他工程前期手续需要使用，可到档案室借用，由档案员办理前期文件材料借用手续。
（五）工程施工技术文件管理
1.工程施工技术文件主要是指在施工前期和施工过程中产生的记录施工实际情况的内业资料，因此，该资料应及时、准确、系统、规范地反映建筑工程的实际情况。
2.工程施工技术文件由施工单位编制、整理、装订成册并临时保管，待工程竣工后由项目管理科甲方代表负责收齐，并与其他文件材料一起交给档案员存档。
（六）工程竣工资料管理
1.工程竣工资料（包括竣工文件、竣工图、电子版资料、竣工照片）是工程竣工验收、移交的重要资料，必须做到齐全、完好、准确和规范。
2.工程竣工资料由建设单位和施工单位负责编制、整理，由甲方代表负责收齐，并及时交档案员存档。
3.工程竣工文件主要包括：工程竣工验收报告；规划验收凭证；单项工程质量评定表；单项工程观感质量评定表；单项工程竣工检验结论证书；单项工程消防验收凭证；其他竣工文件。
4.竣工图主要包括：工程总体布置图及各专业设计总说明，建筑、结构、给排水、暖卫、电气、热力、煤气、管线平面和系统图，园林、绿化、道路等竣工图。
5.工程竣工档案要按住房和城乡建设部，国家档案局对科技档案规定的标准组卷，各项工程应按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷。图纸折叠规格及文字材料幅面规格均为297㎜×210㎜，装订要符合国家标准。
三、一般文档管理
（一）对于需要形成学校正式文件的有关基建维修、设计以及工程报建（验）等工作的文件，是我校具有行政管理效能的文件，应严格按照学校文件管理办法执行。项目管理科人员负责撰稿，项目管理科科长及主管理领导审核，由学校领导签发。有关部负责人到学校办公室登记编号，负责校对、印刷和下发，原稿和四份正式打印稿交档案员存档。
（二）对于不需要形成学校文件，但同样具有行政管理规范效能的部门工作制度。应参照学校文件管理办法执行。
（三）建立文件存档制度。对上级下发的各种文件每年年底，由档案员负责将一年收集的一般文档分类装订并存档。
（四）建立文件借阅制度。项目管理科内部人员因工作需要查阅或借阅有关文件时，必须到后勤管理处档案室办理相应的查阅或借阅手续。其中办理借阅手续的，必须按时将文件完好归还，以利于文件的正常管理和有效利用。
四、工作要求
（一）项目管理科工作人员要严格遵守国家有关档案管理和保密工作的规定，认真爱护档案资料，切实保护档案资料，做到不遗失，不泄密。
（二）业务范围内所形成的各类文件及有关资料的立卷归档工作均由项目管理科负责，落实到人。项目管理科科长对基建档案资料的完整、齐全负责。
（三）在布置、检查、总结工作时，要同时布置、检查、总结档案管理工作，并作为考核职工的内容之一，促进档案管理工作的制度化。
（四）要认真做好基建档案资料的收集，整理鉴定、保管、统计和利用工作，为学校领导决策提供依据。项目管理科内部存放档案要分门别类、存放整齐，便于查找。
（五）出借档案必须按照学校档案管理的相关规定执行。
（六）所有基建档案材料由学校档案馆负责保存管理；在未存档前，由项目管理科专人负责保管。
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