产业处档案管理暂行规定
第一章 总则
第一条 为进一步规范产业处各类文件资料管理，确保各类文件、资料的完整、安全，充分发挥文件在各项工作中的作用，根据学校有关规定，结合产业处的实际情况，特制订本规定。
第二条 管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，产业处及所辖部门上报、下发的各类文件、资料及在日常管理工作中形成和各类具有保存价值的文件材料。
第三条 按照学校档案管理要求，产业处各类文件统一由综合管理办公室负责管理。
第二章 材料归档
第四条 凡下列文件统一由综合管理办公室负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对产业处报告、申请的批复；
(2)产业处发出的报告、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和管理经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)有保存价值的群众来信来访记录及处理结果；
(4)产业处制订的各类发展规划、管理制度、办法、规定等；
(5)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及产业处在会上汇报的材料等；
(6)上级领导来产业处检查视察工作的报告、指示记录，以及产业处向上级进行汇报的提纲和材料；
(7)反映产业处管理、经营活动、先进人物事迹及产业处领导工作等的音、像摄制品；
(8)产业处向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
第五条各部门日常工作中形成的各类文件资料，（施工图纸、大型设备资料、操作规程等）由各部门收集整理后统一交产业处综合管理办公室立卷归档。
第六条 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交综合管理办公室统一管理。
1.各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。
2.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。
3.下发文件不仅要在硬盘、U盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
4.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
5.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
6.处内工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交综合管理办公室统一登记、立卷、归档管理。
第三章 档案保密
第七条档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
第八条 凡查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出，确需带出时须经产业处领导批准并在指定时间内归还档案。
第九条 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
第十条产业处工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
第十一条对于违反保密规定，泄露产业处机密或造成一定后果者要依据产业处有关规定，严肃处理并追究其责任。
第十二条 档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
第十三条凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
第十四条借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
第十五条外单位查阅档案，需持介绍信经产业处领导批准。复制档案严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害产业处利益者，要追究有关责任。
第四章 档案借阅
第十六条产业处各部门借阅档案，必须按照产业处制订的各类档案借阅管理标准办理借阅手续。
第十七条凡借阅档案，需经产业处领导批准。外来人员查阅本产业处档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
第十八条借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
第十九条 查阅各门类档案应在档案室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
第二十条 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。
第二十一条 珍贵的实物档案、重要的照片等档案一律不借出。
第二十二条 凡私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
第二十三条 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
第五章 档案统计
第二十四条档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
第二十五条统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
第二十六条统计内容。对档案的收进、整理、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
第二十七条统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
第二十八条 统计对象。对档案实体及其管理状况的统计。
第二十九条统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
第三十条按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
第三十一条 专人统计。设定统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
第六章 档案销毁
第三十二条档案销毁，是指对没有保存价值的、不需要归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
第三十三条 档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
第三十四条经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
第三十五条档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
第三十六条批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
第三十七条档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
第三十八条本规定未尽事宜按国家、省有关规定执行。
第三十九条 本规定自公布之日起执行，由综合管理办公室负责解释。
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